Ato GP nº 19/2016 (Revogado)

ATO GP nº 19/2016
Revogado pelo Ato GP nº 13/2017

Institui o Processo Administrativo Eletrônico - PROAD no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região e dá outras providências.

A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 2ª REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO os princípios que regem a Administração Pública, preconizados nos artigos 37 da Constituição Federal e 2º da Lei nº 9.784/1999, especialmente o da eficiência, bem como o critério de adoção de formas simples, suficientes a propiciar o adequado grau de certeza, segurança e respeito aos direitos dos administrados;

CONSIDERANDO que a Lei nº 11.419/2006, ao dispor sobre a informatização dos processos judiciais, possibilitou o desenvolvimento de sistemas eletrônicos para tramitação de processos administrativos;

CONSIDERANDO que o Conselho Nacional de Justiça, o Conselho Superior da Justiça do Trabalho, o Tribunal Superior do Trabalho e o Tribunal Regional do Trabalho da 12ª Região desenvolveram soluções para implantação do processo administrativo virtual;

CONSIDERANDO o Acordo de Cooperação Técnica, CCL-CT 96/2015 e PA 012/2015, celebrado entre o Tribunal Regional do Trabalho da 12ª Região e este Regional para promover a implantação e atualização do Sistema PROAD - Processo Administrativo Eletrônico, no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região,

RESOLVE:

Art. 1º Instituir, no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região, o Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – PROAD responsável pela tramitação de processos administrativos, incluindo a juntada de petições e documentos, os requerimentos administrativos, o proferimento de decisões, a comunicação de atos, o arquivamento, a transmissão de documentos e demais serviços administrativos.

Parágrafo único. A implantação do sistema instituído no caput ocorrerá gradativamente, a partir de 15 de junho de 2016, e contemplará, nessa primeira fase, os serviços descritos no Anexo Único desta norma que será atualizado, por portaria específica, conforme os serviços forem sendo integrados ao sistema PROAD.

Art. 2º Para efeitos desta norma considera-se:

I. Processo Administrativo Eletrônico - PROAD: sistema responsável pela gestão dos processos administrativos de forma virtual;

II. Processo: resulta do cadastramento de atos, requerimentos, petições e expedientes no PROAD, sendo identificado automaticamente, pelo sistema, por número e ano;

III. Protocolo simplificado: tipo de protocolo utilizado somente por algumas unidades específicas ou pelos usuários externos do Tribunal, sem tabela de assuntos predefinida e sem remessa automática para a unidade responsável;

IV. Protocolo completo: tipo de protocolo a ser utilizado pelas unidades ou pelos usuários internos do Tribunal, com tabela de assuntos predefinida e remessa automática para a unidade responsável;

V. Usuários internos: magistrados e servidores ativos, unidades Judiciárias e Administrativas que tenham acesso ao sistema PROAD;

VI. Usuários externos: magistrados e servidores inativos e seus dependentes, pensionistas, participantes de processos de compra ou contratação e demais interessados, pessoas físicas ou jurídicas que não disponham de acesso ao sistema PROAD;

VII. Documento eletrônico: documento armazenado sob a forma de arquivo eletrônico, inclusive aquele resultante de digitalização;

VIII. Peça processual: documento juntado aos autos do processo devendo conter, quando cabível, a respectiva assinatura eletrônica;

IX. Assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco com vistas a firmar determinado documento com sua assinatura;

X. Certificação digital: conjunto de procedimentos que asseguram a integridade das informações e a autoria das ações realizadas em meio eletrônico, mediante assinatura eletrônica;

XI. Unidade competente: unidade que detém atribuição institucional afeta ao assunto principal tratado em determinado documento.

Art. 3º O acesso ao Processo Administrativo Eletrônico – PROAD será feito por meio do uso de login e senha da Intranet do Tribunal.

Art. 4º O envio de petições, documentos, pareceres, despachos e recursos, bem como a prática de atos processuais administrativos por meio eletrônico serão admitidos mediante a utilização de assinatura eletrônica.

Art. 5º A assinatura eletrônica será admitida sob as seguintes modalidades:

I. assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil);

II. assinatura eletrônica, com fornecimento de login e senha para o credenciado, sendo diversa daquela que permite o acesso ao sistema.

§ 1º Todos os servidores, que terão acesso ao Sistema PROAD, com poderes para emitir pareceres, expedir certidões e atos administrativos decisórios, obrigatoriamente, terão que utilizar certificado digital, o qual poderá ser obtido mediante solicitação à Seção de Certificação e Registro em Sistemas Eletrônicos.

§ 2º Os servidores que não se enquadram na hipótese do § 1º terão sua assinatura eletrônica gerada por meio do sistema PROAD.

Art. 6º A prática de atos por meio do sistema PROAD importa a aceitação das normas estabelecidas neste Ato e a responsabilidade do credenciado pelo uso indevido da assinatura eletrônica.

Art. 7º A prática de ato administrativo processual pelos usuários internos deverá ser realizada por meio do sistema PROAD, observada a tabela de assuntos constante do Anexo Único desta norma.

§ 1º Petições, requerimentos, despachos, pareceres, decisões e informações em geral, acompanhados ou não de documentos, serão juntados ao processo administrativo eletrônico apenas em Portable Document Format - PDF, de qualidade padrão "PDF-A", resolução 300 DPI.

§ 2º Os documentos elaborados por meio do editor de texto interno do sistema PROAD serão automaticamente gerados em "PDF-A".

§ 3º Quando do cadastramento de um processo, o usuário deverá informar, no campo próprio, o assunto.

§ 4º Havendo no sistema PROAD modelo associado ao requerimento formulado, sua utilização é obrigatória.

§ 5º Após a conclusão do cadastramento de expediente, o usuário receberá confirmação do seu registro com o número do processo e demais informações referentes ao cadastro.

§ 6º Os originais dos documentos digitalizados anexados ao sistema deverão ser conservados pelos interessados, exceto os dos documentos que, por determinação legal, devam ser retidos pelo Tribunal.

Art. 8º Os documentos apresentados pelos usuários externos (notas fiscais, faturas, recibos e taxas, etc.) serão cadastrados no sistema PROAD pelas Unidades responsáveis pelo recebimento.

§ 1º Após o cadastramento, os documentos serão encaminhados às áreas competentes, efetuando-se o devido lançamento no sistema, inclusive a sua digitalização, se for o caso.

§ 2º Os documentos cuja digitalização seja tecnicamente inviável, tais como CDs, envelopes lacrados e sigilosos, deverão ser mantidos em volume apartado pela área competente, que certificará no PROAD a sua existência descrevendo sua natureza e conteúdo quando possível.

§ 3º O servidor, ao receber documentos apresentados por usuários externos, certificará o seu recebimento, informando data e hora.

Art. 9º São de exclusiva responsabilidade dos usuários:

I. o sigilo da assinatura eletrônica;

II. a preparação dos documentos digitais e anexos, em conformidade com as restrições impostas pelo sistema no que diz respeito à formatação e às características técnicas;

III. zelar pela qualidade dos documentos juntados por qualquer meio, especialmente quanto à sua legibilidade;

IV. a guarda dos originais dos documentos digitalizados e juntados aos autos do processo administrativo eletrônico.

Parágrafo único. Estando ilegível algum documento juntado ao processo, a área responsável notificará o usuário através do próprio PROAD, para nova juntada do documento. Se no prazo de 10 (dez) dias corridos, ou outro que venha a ser conferido, não houver nenhuma providência por parte do interessado o processo será arquivado.

Art. 10. Incumbe às unidades administrativas, por meio de servidores designados para tal fim, verificar no sistema, diariamente, a existência de processos administrativos eletrônicos pendentes de providências.

Art. 11. Considera-se realizado o ato processual:

I. por meio eletrônico: no dia e na hora de registro no sistema; e

II. por meio físico: no dia de seu recebimento, ainda que o seu registro no PROAD seja efetivado posteriormente

Art. 12. As decisões proferidas no processo administrativo eletrônico serão assinadas eletronicamente, mediante certificação digital.

Art. 13. O prazo para cumprimento de decisão, quando houver, deverá ser apontado pela autoridade que a proferiu.

Art. 14. A ciência aos usuários internos ocorrerá por meio do Processo Administrativo Eletrônico - PROAD, que enviará mensagem automática para o e-mail institucional do usuário, notificando a existência de ciência pendente no sistema.

§ 1º Considera-se realizada a ciência no dia e na hora em que o usuário efetivar a consulta eletrônica do teor da decisão no sistema PROAD.

§ 2º Na hipótese do § 1º deste artigo, nos casos em que a consulta não ocorrer em dia útil, a ciência será considerada como realizada no primeiro dia útil seguinte.

§ 3º Se no prazo de 10 (dez) dias corridos, contados da data do envio da notificação na forma do caput deste artigo, não houver a consulta prevista nos parágrafos anteriores, considerar-se-á que a ciência foi automaticamente efetivada na data do término desse prazo ou no primeiro dia útil subsequente.

§ 4º A ciência automática será considerada válida após a unidade solicitante certificar que o interessado estava em exercício no período aludido no § 3º. Não considerada válida, a solicitação de ciência deverá ser reiterada utilizando-se outro meio, se necessário.

§ 5º Nos casos urgentes, em que a ciência realizada na forma deste artigo puder causar prejuízo a quaisquer dos interessados, bem como quando dirigida a usuários externos, o ato processual deverá ser realizado por outro meio que atinja a sua finalidade, conforme determinado pela autoridade que proferiu a decisão.

§ 6º O sistema fica bloqueado ao usuário, para a prática de outros atos, enquanto houver ciências pendentes.

Art. 15. São considerados originais, para todos os efeitos legais, os documentos produzidos eletronicamente ou os convertidos em arquivo por meio de digitalização e juntados a processo administrativo eletrônico, com garantia da origem e de seu signatário, na forma estabelecida neste Ato, exceto aqueles em que a entrega do original seja exigida por lei ou norma administrativa.

§ 1º Os documentos juntados aos autos com a devida certificação digital, por usuário interno, têm a mesma força probante dos originais, ressalvada a alegação motivada e fundamentada de adulteração antes ou durante o processo de digitalização.

§ 2º O processo administrativo eletrônico estará disponível para vista ou consulta pelos interessados de que trata o art. 9º da Lei nº 9.784/1999, quando usuários internos, mediante uso de senha, no sítio do Tribunal.

§ 3º A consulta pelos interessados de que trata o art. 9º da Lei nº 9.784/1999, quando usuários externos, poderá ser feita em locais indicados pela Administração.

Art. 16. A juntada ou apensamento de um processo administrativo eletrônico a outro será efetuada com a anexação dos documentos, certificando-se automaticamente o ocorrido nos autos e no andamento processual.

Parágrafo único. Os processos juntados ficarão bloqueados para movimentação e, quando acessados, farão menção da juntada ao processo principal.

Art. 17. Os autos do processo administrativo eletrônico deverão ser protegidos por sistemas de segurança de acesso e armazenados em meio que garanta a preservação e a integridade dos dados, sendo dispensada a formação de autos suplementares.

Parágrafo único. A dispensa a que alude o caput não se aplica aos processos previstos no art. 8º desta norma.

Art. 18. O desentranhamento de arquivos ou peças do processo administrativo eletrônico será certificado automaticamente nos autos, com identificação do responsável.

Art. 19. Encerrado o processo administrativo eletrônico, a solicitação de arquivamento gerará a remessa automática dos autos para a área responsável pelo assunto tratado no processo.

Parágrafo único. O processo administrativo eletrônico de interesse de magistrados e servidores, aposentados e pensionistas, atingida a finalidade a que se destina e lançadas as informações nos sistemas do Tribunal, terá os documentos decisórios e relevantes arquivados nas respectivas pastas funcionais eletrônicas, por meio do Sistema de Assentamentos Funcionais (SAF), com carga para a Secretaria de Gestão de Pessoas.

Art. 20. O desarquivamento do processo administrativo eletrônico deverá ser requerido à área responsável pelo assunto tratado no processo, podendo ser feito de ofício, quando necessário.

Art. 21. Para a prática de ato em processo administrativo eletrônico desarquivado, a área responsável pelo assunto fará seu encaminhamento para a unidade requisitante.

Art. 22. Os processos sujeitos a sigilo serão identificados no cadastro do sistema PROAD, ficando sua disponibilização restrita às áreas responsáveis pela prática de atos processuais, enquanto permanecerem sob sua responsabilidade.

Art. 23. Os arts. 5º, 6º e 21, do Ato PR nº 625/07 passam a vigorar com a seguinte redação:

"Art. 5º O Adicional de Qualificação será devido a partir da data do encaminhamento do requerimento à Seção de Desenvolvimento Profissional, por meio do PROAD, que trará anexo o certificado, diploma ou declaração."

"Art. 6º A comprovação dos cursos de pós-graduação far-se-á mediante apresentação de cópia do certificado ou do diploma; e das ações de treinamento, por cópia do certificado ou declaração de conclusão do evento.

§ 1º As cópias dos documentos de pós-graduação e de ações de treinamento deverão ser encaminhadas em requerimento próprio, separados pelo tipo de adicional (se de pós-graduação ou de ações de treinamento);

§ 2º Serão analisados apenas os diplomas, certificados e declarações encaminhados à Seção de Desenvolvimento Profissional, por meio do PROAD, com a finalidade específica de concessão do adicional de qualificação."

"Art. 21. A Seção de Desenvolvimento Profissional arquivará cópia digitalizada dos requerimentos e dos documentos anexados, procedendo ao registro dos dados necessários à concessão do Adicional de Qualificação."

Art. 24. Os casos omissos serão resolvidos pela Presidência do Tribunal.

Art. 25. Este Ato entra em vigor a partir de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Publique-se e cumpra-se.

São Paulo, 13 de junho de 2016.

(a)SILVIA REGINA PONDÉ GALVÃO DEVONALD
Desembargadora do Trabalho Presidente do Tribunal

ANEXO ÚNICO
TABELA DE ASSUNTOS PROAD

Processo de Emissão de Certidão de Permuta

Processo de Emissão de Certidão de Redistribuição

Processo de Emissão de Certidão da Resolução CNJ nº 156/2012

Processo de Emissão de Certidão de Sindicância

Processo de Emissão de Declaração de Férias

Processo de Emissão de Declaração de Horas Estagiadas

Processo de Emissão de Declaração de Vínculo com TRT 2

Processo de Pedido de Diárias

Processo Pedido de Passagens

Processo de Solicitação de Adicional de Qualificação

Processo de Validação de Currículo para Remoção por Permuta (Resolução CSJT nº 110/2012)

Processo de Concessão de Auxílio Natalidade para Servidores

Tramitação de documentos relativos a contratações em geral, exceto TI

DOELETRÔNICO - CAD. ADM. - 15/06/2016

DOELETRÔNICO - CAD. ADM. - 16/06/2016 - RETIFICAÇÃO
REVOGADO PELO ATO GP Nº 13/2017 - DOELETRÔNICO 10/05/2017