RESOLUÇÃO Nº 26, DE 6 DE MAIO DE 2008
Publicado no DOU de 06.05.2008

Estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judiciário

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições previstas no inciso IX do art. 23, de seu Regimento Interno aprovado pela Portaria nº 5 da Casa Civil da Presidência da República, de 7 de fevereiro de 2002, de conformidade com a deliberação do Plenário, em sua 47ª reunião ordinária, realizada em 1º de abril de 2008 e,

Considerando que a Constituição Federal de 1988, em seu art. 216, § 2º, dispõe que cabe à administração pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem;

Considerando que ao Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão central do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, vinculado ao Arquivo Nacional, órgão integrante da Casa Civil da Presidência da República, criado pelo artigo 26 da Lei Federal de Arquivos nº 8.159, 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo;

Considerando a importância de se harmonizar os prazos e a destinação de documentos de arquivo produzidos e recebidos pelos órgãos e entidades do Poder Público, recomenda-se a adoção, no que couber, dos prazos e da destinação de documentos aprovados pelo CONARQ;

Considerando que, pelo art. 3° da Lei Federal de Arquivos nº 8.159, de 1991, a gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

Considerando que, em seu Capítulo IV, a Lei Federal de Arquivos nº 8.159, de 1991, define a competência e o dever inerentes aos órgãos do Poder Judiciário, integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, de proceder à gestão de documentos produzidos e recebidos em razão do exercício de suas funções;

Considerando que arquivos do Poder Judiciário são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por seus órgãos em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos; e

Considerando que a organização dos arquivos e o gerenciamento das informações se constituem em instrumento de eficácia administrativa, contribuindo para a modernização da Administração no Poder Judiciário e viabilizando o seu acesso, em benefício do Estado e do cidadão, resolve:

Art. 1º Os órgãos do Poder Judiciário, abaixo relacionados, deverão criar programas de gestão de documentos arquivísticos, coordenados por Comitês Gestores, que terão por objetivo definir as diretrizes do referido programa de gestão de documentos e elaborar Planos de Classificação de Documentos e Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos a serem aplicados nos órgãos de seu âmbito de atuação:

I - Supremo Tribunal Federal, para o âmbito de sua competência originária;

II - Superior Tribunal de Justiça, para o âmbito de sua competência originária;

III - Superior Tribunal Militar, para o âmbito de sua competência originária e para o âmbito dos demais órgãos da Justiça Militar;

IV - Tribunal Superior Eleitoral, para o âmbito de sua competência originária e para o âmbito dos demais órgãos da Justiça Eleitoral;

V - Tribunal Superior do Trabalho, para o âmbito de sua competência originária e para o âmbito dos demais órgãos da Justiça Trabalhista;

VI - Tribunais de Justiça dos Estados e do Distrito Federal e Territórios, para o âmbito de sua competência originária e para o âmbito dos demais órgãos da Justiça Comum;

VII - Conselho da Justiça Federal, para o âmbito da Justiça Federal.

Art. 1º Os órgãos do Poder Judiciário relacionados no art. 92, inciso II e seguintes da Constituição Federal de 1988 e os Conselhos respectivos deverão adotar o Programa de Gestão de Documentos do Conselho Nacional de Justiça - CNJ. (artigo alterado pela Resolução nº 30/2009 - DOU 24/12/2009)

Parágrafo Único. Os Comitês Gestores encaminharão à sessão administrativa dos órgãos referidos no caput deste artigo as diretrizes, planos e tabelas para aprovação.

§ 1º A adoção do referido Programa de Gestão de Documentos será coordenado por Comitês Gestores, que terão por objetivo zelar pelo cumprimento das diretrizes do referido Programa de Gestão de Documentos e elaborar Planos de Classificação de Documentos e Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos a serem aplicados nos órgãos de seu âmbito de atuação. (parágrafo acrescentado pela Resolução nº 30/2009 - DOU 24/12/2009)

§ 2º Os Comitês Gestores encaminharão à sessão administrativa dos órgãos referidos no art. 1º os instrumentos de gestão documental específicos para aprovação. (parágrafo alterado pela Resolução nº 30/2009 - DOU 24/12/2009)

Art. 2º Nos órgãos mencionados no art. 1º e nos demais órgãos da Justiça que os integram serão constituídas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, que terão responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e recebidos nos respectivos órgãos, tendo em vista a destinação dos documentos para a guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

Parágrafo Único. Os presidentes das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos integrarão os respectivos Comitês Gestores constituídos nos órgãos referidos no art. 1º desta resolução.

Art. 3º Caberá à autoridade competente de cada órgão, autorizar a eliminação de documentos, fazendo publicar nos Diários Oficiais da União, do Distrito Federal e dos Estados, correspondentes ao seu âmbito de atuação, os editais para eliminação de documentos, consignando um prazo de 45 dias para possíveis manifestações das partes interessadas.

Art. 4º Os órgãos do Poder Judiciário, por meio de seus Comitês Gestores, promoverão troca de informações sobre experiências e compartilharão esforços de pesquisa e estudo com o objetivo de disseminar as melhores práticas e de unificar padrões de gestão de documentos.