Legislação e Glossário

Conjunto de documentos, de qualquer época, forma, formato ou suporte, produzidos, recebidos ou acumulados em processo natural por uma Unidade Administrativa no exercício de suas funções e atividades, e conservados para servir de referência, prova, informação ou fonte de pesquisa.

Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que se conservam temporariamente junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são consultados.

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

Conjunto de documentos originários dos arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguardam em depósito de armazenamento temporário sua destinação final.

Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.

Trabalho interdisciplinar que consiste em analisar o ciclo de vida dos documentos, atribuir-lhes valores (administrativos, legais, fiscais, técnicos, operacionais, culturais) e definir prazos para sua guarda (temporária ou definitiva) ou eliminação. O trabalho de avaliação deverá ser consolidado na Tabela de Temporalidade.

Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo.

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO

Instrumento que tem por objetivo dar publicidade, em periódicos oficiais, ao ato de eliminação de documentos, devendo conter informações sobre o órgão responsável e os conjuntos a serem eliminados.

Destruição de documentos que, no processo de avaliação, foram considerados sem valor para guarda permanente. A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência (art. 9.º, Lei Federal n.º 8.159, de 08/01/91). A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9.º da Lei Federal n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (art. 12, parágrafo único, Decreto Federal n.º 1.799, de 30/01/96). O sistema mais indicado para a inutilização de documentos é a fragmentação do papel para reciclagem.

GESTÃO DE DOCUMENTOS

Conjunto de medidas e rotinas que garantem o efetivo controle de todos os documentos, desde a produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei Federal n.º 8.159/91, art. 3.º).

PRAZO DE PRECAUÇÃO

Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa ou qualquer interessado guarda o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá- lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente.

PRAZO DE PRESCRIÇÃO

Intervalo de tempo durante o qual o poder público ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito seu que entenda violado.

Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção.

Passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

Conjunto de documentos que, resultantes do exercício de uma mesma função ou atividade, têm idêntica forma de produção e tramitação, sendo submetidos às mesmas instâncias decisórias.

TABELA DE TEMPORALIDADE

Instrumento de gestão de documentos resultante do processo de avaliação e aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda temporária (vigência, prescrição e precaução) em função de valores administrativos, legais, jurídicos e determina a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente).

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Registro que comprova ter sido efetivada a eliminação de um determinado conjunto de documentos. O Termo de Eliminação de Documentos, de acordo com o art. 4º da Resolução nº 7 do CONARQ (20 de maio de 1997), tem por objetivo registrar informações pertinentes ao ato de eliminação (data, autorização, órgão responsável) e às séries documentais eliminadas (assunto, datas-limite, quantidade).

Passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário.

Qualidade pela qual se justifica a guarda definitiva de um documento.

Atualização em 27/07/2007

GLOSSÁRIO
ARQUIVO	Conjunto de documentos, de qualquer época, forma, formato ou suporte, produzidos, recebidos ou acumulados em processo natural por uma Unidade Administrativa no exercício de suas funções e atividades, e conservados para servir de referência, prova, informação ou fonte de pesquisa.
ARQUIVO CORRENTE	Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que se conservam temporariamente junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são consultados.
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO	Conjunto de documentos originários dos arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguardam em depósito de armazenamento temporário sua destinação final.
ARQUIVO PERMANENTE	Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.
AVALIAÇÃO	Trabalho interdisciplinar que consiste em analisar o ciclo de vida dos documentos, atribuir-lhes valores (administrativos, legais, fiscais, técnicos, operacionais, culturais) e definir prazos para sua guarda (temporária ou definitiva) ou eliminação. O trabalho de avaliação deverá ser consolidado na Tabela de Temporalidade.
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO	Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo.
EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO	Instrumento que tem por objetivo dar publicidade, em periódicos oficiais, ao ato de eliminação de documentos, devendo conter informações sobre o órgão responsável e os conjuntos a serem eliminados.
ELIMINAÇÃO	Destruição de documentos que, no processo de avaliação, foram considerados sem valor para guarda permanente. A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência (art. 9.º, Lei Federal n.º 8.159, de 08/01/91). A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9.º da Lei Federal n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (art. 12, parágrafo único, Decreto Federal n.º 1.799, de 30/01/96). O sistema mais indicado para a inutilização de documentos é a fragmentação do papel para reciclagem.
GESTÃO DE DOCUMENTOS	Conjunto de medidas e rotinas que garantem o efetivo controle de todos os documentos, desde a produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei Federal n.º 8.159/91, art. 3.º).
PRAZO DE PRECAUÇÃO	Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa ou qualquer interessado guarda o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá- lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente.
PRAZO DE PRESCRIÇÃO	Intervalo de tempo durante o qual o poder público ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito seu que entenda violado.
PRAZO DE VIGÊNCIA	Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção.
RECOLHIMENTO	Passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente.
SÉRIE DOCUMENTAL	Conjunto de documentos que, resultantes do exercício de uma mesma função ou atividade, têm idêntica forma de produção e tramitação, sendo submetidos às mesmas instâncias decisórias.
TABELA DE TEMPORALIDADE	Instrumento de gestão de documentos resultante do processo de avaliação e aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda temporária (vigência, prescrição e precaução) em função de valores administrativos, legais, jurídicos e determina a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente).
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS	Registro que comprova ter sido efetivada a eliminação de um determinado conjunto de documentos. O Termo de Eliminação de Documentos, de acordo com o art. 4º da Resolução nº 7 do CONARQ (20 de maio de 1997), tem por objetivo registrar informações pertinentes ao ato de eliminação (data, autorização, órgão responsável) e às séries documentais eliminadas (assunto, datas-limite, quantidade).
TRANSFERÊNCIA	Passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário.
VALOR PERMANENTE	Qualidade pela qual se justifica a guarda definitiva de um documento.
Fonte: SAESP - Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo


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