|
Dispõe sobre a incorporação dos autos arquivados
definitivamente nas Varas localizadas fora da Sede ao acervo do Serviço
de Gestão Documental e Memória do Tribunal.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 2ª REGIÃO,
no uso de suas atribuições legais e regimentais,
CONSIDERANDO que o trabalho de organização do acervo de
autos e documentos sob a guarda do Serviço de Gestão Documental
e Memória foi finalizado, com a implantação do novo
sistema informatizado;
CONSIDERANDO a necessidade de racionalizar o espaço disponível
nas novas instalações da Unidade Administrativa II e a premência
da incorporação dos autos arquivados nas Varas localizadas
fora da Sede ao acervo do Serviço de Gestão Documental e Memória,
padronizando a forma de tratamento dispensada às Varas e garantindo
condições adequadas de armazenamento a todo o acervo documental
deste Tribunal;
CONSIDERANDO que a Lei nº 8.159, no seu art.
20, define a competência e o dever inerente dos órgãos
do Poder Judiciário Federal de proceder à gestão de
documentos produzidos em razão do exercício das suas funções,
quando tramitados em juízo;
CONSIDERANDO as novas disposições normativas aplicáveis
aos processos antes arquivados provisoriamente (em idade corrente) e que
cabe às unidades de guarda de acervo a gestão dos documentos
em idade intermediária ou permanente que, não sendo de uso
corrente nos órgãos produtores, aguardam a sua eliminação
ou recolhimento para preservação;
CONSIDERANDO as condições das instalações
dos arquivos nos Fóruns fora da Sede, verificadas pelo Serviço
de Engenharia e Arquitetura deste Tribunal, conjuntamente com a avaliação
dos pedidos de ampliação de instalações e de
acréscimo de mobiliário efetuados,
RESOLVE:
Art. 1º A mudança dos arquivos localizados nos Fóruns
fora da Sede para a unidade central da Capital será realizada pelo
Serviço de Gestão Documental e Memória, com a observância
da seguinte sequência:
| 1. |
Fórum de Guarulhos;
|
| 2. |
Fórum de Embu; |
| 3. |
Fórum de Barueri; |
| 4. |
Fórum de Santos; |
| 5. |
Fórum de Diadema; |
| 6. |
Fórum de Cubatão;
|
| 7. |
Fórum
de Santo André; (Vide Portaria
GP nº 32/2011) |
| 8. |
Fórum de São
Caetano do Sul; (Vide Portaria
GP nº 04/2012) |
| 9. |
Fórum de Itapecerica
da Serra; |
| 10. |
Fórum de Ribeirão
Pires; |
| 11. |
Fórum
de Carapicuíba; (Vide Portaria
GP nº 45/2011) |
| 12. |
Fórum de Ferraz de Vasconcelos; |
| 13. |
Fórum de Jandira; |
| 14. |
Fórum de Caieiras; |
| 15. |
Fórum de Guarujá; |
| 16. |
Fórum de Mogi das Cruzes; |
| 17. |
Fórum de Cajamar; |
| 18. |
Fórum de Cotia; |
| 19. |
Fórum de Itapevi; |
| 20. |
Fórum
de Itaquaquecetuba; (Vide Portaria
GP nº 45/2011) |
| 21. |
Fórum de Mauá; |
| 22. |
Fórum de Poá; |
| 23. |
Fórum de Praia Grande; |
| 24. |
Fórum
de Santana de Parnaíba; (Vide Portaria
GP nº 45/2011) |
| 25. |
Fórum de São
Vicente; |
| 26. |
Fórum de Suzano; |
| 27. |
Fórum de Franco da Rocha; |
| 28. |
Fórum de Osasco; |
| 29. |
Fórum de Taboão
da Serra; |
| 30. |
Corregedoria Regional; |
| 31. |
Diretoria Geral de Coordenação
Judiciária e Tribunal Pleno; |
| 32. |
Unidades Administrativas; |
| 33. |
Demais documentos das unidades
judiciárias, com previsão de guarda intermediária e
permanente na Tabela de Temporalidade do Tribunal.
|
Parágrafo único. O início dos trabalhos em cada
Comarca, que contará com a apoio das respectivas Varas e da Secretaria
de Apoio Administrativo, será precedido de ofício, dirigido
às unidades envolvidas, com as orientações de observância
obrigatória para a transferência dos autos findos ao Serviço
de Gestão Documental e Memória.
Art. 2º Os autos com registro de arquivamento provisório
serão mantidos nos respectivos Fóruns sendo que sua identificação
e separação competem à Vara responsável.
Parágrafo único. Os autos com registro de arquivamento
definitivo lançado no Sistema de Acompanhamento Processual (SAP 1)
serão higienizados no Fórum de origem pelas equipes de apoio
do Serviço de Gestão Documental e Memória, sendo transportados
até a unidade central onde serão etiquetados, inseridos no
sistema Arqger e armazenados em caixas arquivísticas.
Art. 3º Compete às Varas manter a guarda dos processos com
registro de arquivamento provisório, bem como:
a) eliminar quaisquer pendências de tramitação processual
existentes nos autos encaminhados ao Serviço de Gestão Documental
e Memória, nos termos Provimento
GP/CR nº 13/2006;
b) efetuar o registro de baixa definitiva no SAP 1, já que sua
inexistência é fator impeditivo à entrada do processo
no sistema do arquivo (Arqger);
c) zelar pela reunião de volumes, apensos e apartados aos autos
principais, procedendo às devidas anotações nos sistemas
informatizados;
d) observar as disposições do art.
56-B do Provimento GP/CR nº 13/2006 para as relações
de arquivamento de 2011.
Art. 4º O desarquivamento e consulta de autos em cada Comarca serão
suspensos por ato próprio até que terminados os trabalhos
de cadastramento no sistema Arqger, quando serão retomados exclusivamente
no Serviço de Gestão Documental e Memória, localizado
na Rua James Holland, 500 - Barra Funda - São Paulo/SP, nos termos
das Portarias GP/CR
nº 25/2010 e GP/CR
nº 26/2010.
Art. 5º O envio de documentos não gerenciados por sistemas
de acompanhamento processual, previstos nos itens 32
e 33
do artigo 1º, depende de agendamento prévio e do estabelecimento
de definições preliminares entre a área responsável
e o Serviço de Gestão Documental e Memória, e deverá
observar os procedimentos descritos no manual de Gestão Documental
disponível no sítio eletrônico do Tribunal, em caixas
padronizadas e devidamente rotuladas com numeração sequencial
por ano, unidade produtora, código e indicação do tipo
documental, ano de produção do documento, prazo de arquivamento
intermediário e destinação final.
Parágrafo único. As unidades produtoras deverão
consultar o Serviço de Gestão Documental e Memória,
através do endereço de correio eletrônico gestaodocumental@trtsp.jus.br,
na hipótese de arquivamento de documentos não previstos no
Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos,
para obtenção dos dados necessários à identificação
das caixas arquivísticas.
Art. 6º Após a retirada dos autos findos nos Fóruns
e unidades elencadas no artigo
1º, a destinação das áreas remanescentes,
bem como dos módulos ou estantes que restarem nos locais, serão
definidos pelos Serviços de Engenharia e Arquitetura e de Material
e Patrimônio, conforme orientação da Presidência,
sendo terminantemente proibido o remanejamento de mobiliário para
outras áreas do prédio ou a ocupação dos locais,
sem prévia análise de carga e autorização da
área técnica.
Art. 7º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Registre-se, publique-se e cumpra-se.
São Paulo, 7 de fevereiro de 2011.
(a)NELSON NAZAR
Desembargador
Presidente do Tribunal
DOELETRÔNICO - TRT/2ª Reg. - 08/02/2011
|