O Presidente do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região, Juiz ANTÔNIO JOSÉ TEIXEIRA DE CARVALHO, no uso de suas atribuições legais e regimentais;

Considerando o § 2º do artigo 216 da Constituição Federal que atribui à Administração Pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear a consulta aos documentos públicos;

Considerando o art. 20 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que define a competência e o dever dos órgãos do Poder Judiciário Federal de proceder à gestão de documentos produzidos em razão do exercício de suas funções;

Considerando os termos da Resolução Conarq nº 7/1997, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público, e da Resolução Conarq nº 14/2001, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública, Atividades-Meio;

Considerando o disposto no título XXXIV, arts. 115 a 121, da Consolidação dos Provimentos da Corregedoria-Geral da Justiça do Trabalho, que determina a instituição do Programa de Gestão Documental no âmbito dos Tribunais Regionais do Trabalho;

Considerando as atividades desenvolvidas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região, instituída pela Resolução GP 02/2005, alterada pela Resolução GP nº 04/2006, de 05 de outubro de 2006;

Considerando a necessidade de adoção de uma política de gestão documental que assegure a racionalização da guarda e recuperação dos conjuntos documentais essenciais à tomada de decisão, à comprovação dos direitos e à preservação dos documentos de interesse histórico e cultural produzidos no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região;

RESOLVE:

Art. 1º Ficam aprovados o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região.

 § 1º O Plano de Classificação apresenta o esquema de distribuição de documentos em classes funcionais, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região e da análise do arquivo por ele produzido (Anexo I).

§ 2º A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos (Anexo II);

Art. 2º Os arquivos de documentos recebidos e produzidos pelo Tribunal Regional do Trabalho serão identificados como arquivos correntes, arquivos intermediários e arquivos permanentes.

§ 1º Arquivo Corrente (AC) é formado pelo conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio, que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são consultados;

§ 2º Arquivo Intermediário (AI) é formado pelo conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguardam em depósito de armazenamento temporário a sua destinação final;

§ 3º Arquivo Permanente (AP) é formado pelo conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função de seu valor histórico, probatório e informativo.

 I- Atividade-Meio é o conjunto de operações que dão suporte ao desempenho das atribuições específicas de uma instituição;

II- Atividade-Fim é o conjunto de operações realizadas no desempenho das atribuições específicas de uma instituição.

Art. 4º A eliminação de documentos prevista na Tabela de Temporalidade deverá ser realizada mediante a elaboração de Relação de Eliminação de Documentos formalizada no Termo de Eliminação de Documentos.


Art. 5º A Relação de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados e será composta pelos seguintes itens:

I- Cabeçalho contendo a identificação da unidade produtora responsável pela eliminação;

II- Quadro contendo o código de classificação dos tipos documentais, datas-limite dos conjuntos documentais e quantidade das unidades de arquivamento a serem eliminadas;

III- Destinar espaço para constar local, data, nome, cargo e assinatura do responsável pela eliminação.

Art. 6º O Termo de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, devendo conter essencialmente:
 
I- Data da eliminação;

II- Indicação dos atos oficiais legais que autorizam a eliminação e informação relativa à publicação no Diário Oficial do Estado de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos.

Art. 7º As Relações de Eliminação de Documentos deverão ser submetidas à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos para ratificação e enviados à Presidência para autorização.

Parágrafo único. A eliminação de documentos de valor efêmero, com previsão de guarda apenas no arquivo corrente, poderá ser realizada diretamente pelas unidades produtoras, dispensando-se a ratificação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e autorização da Presidência.

Art. 8º A eliminação de documentos deverá ocorrer observando-se critérios de preservação ambiental, preferencialmente por fragmentação mecânica, sob a supervisão de um membro da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, ou por servidor designado para este fim.


Art. 9º O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos serão atualizados periodicamente.

Parágrafo único. Os documentos que não tenham sido contemplados na Tabela de Temporalidade de Documentos deverão ser listados pelas unidades competentes e submetidos à avaliação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos quanto à sua destinação final.

Art. 10 A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos elaborará manual de aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos a que se refere o art. 1º desta resolução.   

(a) Antônio José Teixeira de Carvalho
Juiz Presidente do Tribunal

ANEXO I

ANEXO II

DOE/SP-PJ - Cad 1 - Parte 1 – 28/11/2006 - pp. 214/215 (Adm)
DOE/SP-PJ - Cad 1 - Parte 1 -  13/12/2006 - pp. 264/278 (Adm)